Tämä on Ouneva Groupin toimittajakyselyiden henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 08.01.2024. Viimeisin muutos 08.01.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Ouneva Group
Y-tunnus: 0157948-0
Osoite: Teollisuustie 21
Postinumero: FI-82730
Postitoimipaikka: TUUPOVAARA
Sähköposti: tietosuojavastaava@ouneva.fi
2. Tietosuojavastaava
Yritys: Ouneva Group
Osoite: Teollisuustie 21
Postinumero: FI-82730
Postitoimipaikka: TUUPOVAARA
Sähköposti: tietosuojavastaava@ouneva.fi
3. Rekisterin nimi
Ouneva Groupin Toimittajakyselyiden rekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja rekisterissämme hyödynnetään vapaaehtoisen suostumuksen pohjalta Ouneva Groupiin kuuluvien yhtiöiden toimittajien arviointia varten. Nämä tiedot voivat saapua meille Microsoft Forms-palvelun kautta täytetyn lomakkeen välityksellä.
Lisäksi rekisterissä olevia tietoja käytetään nykyisten toimittajien yhteystietojen päivittämiseen ja uusien toimittajien yhteystietojen keräämiseen.
5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Tietojen keräämisen ja käsittelyn perustana on käyttäjän antama suostumus, joka vaaditaan erikseen lomakkeen täyttämisen yhteydessä. Lomakkeessa on erillinen osio, jossa pyydetään nimenomaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Jos tätä erillistä suostumusta ei anneta, käyttäjän tietoja ei lähetetä tai käsitellä millään tavoin. Tämä tarkoittaa, että henkilötietoja ei kerätä tai käsitellä ilman käyttäjän selkeää hyväksyntää ja suostumusta tietojen käsittelyyn.
6. Rekisterin tietosisältö
Seuraavat tiedot ovat pakollisia täytettäessä: täyttäjän etu- ja sukunimi, titteli, yritys, toimittajan Y-tunnus, toimittajan vierailuosoite, edellisen tilikauden liikevaihto, henkilöstön määrä, pankin tiedot (SWIFT/IBAN), asiakasvastaavan yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero), tilausten käsittelijän yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero) ja tieto siitä, täyttääkö toimittaja jonkin tai kaikki seuraavista sertifikaateista: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 tai ISO 13485.
Lisäksi lomakkeella on pakollisena tietona ilmoitettava, noudattaako toimittaja Suomen lakeja ja asetuksia, Ouneva Groupin toimittajien eettisiä sääntöjä sekä pystyykö hän tarjoamaan todistuksia liittyen REACH-, ROHS- ja/tai Conflict Minerals -aiheisiin.
Vaihtoehtoisia tietoja vastauksena ovat toimittajan verkkosivuston osoite, sähköinen laskutusosoite, logistiikan yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero) ja laadun yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero).
7. Tietojen säilytysaika
Toimittajakyselyyn ja toimittaja-arviointiin liittyvät henkilötiedot poistetaan 12 kuukauden sisään siitä hetkestä, kun toimittajasuhde on päättynyt Ouneva Groupin yhtiöiden kanssa.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin saapuvat tiedot kerätään ja välitetään käyttäen Microsoft Forms -palvelua. Tämä lomake toimii kanavana, jonka kautta täytettyjen tietojen kerääminen ja siirto tapahtuu.
Lomakkeella kerätään niitä tietoja, jotka on kuvattu kohdassa 7. Rekisterin tietosisältö.
Voit tutustua Microsoft Formsin keräämiin tietoihin täältä: https://www.microsoft.com/fi-fi/servicesagreement
9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Ouneva Groupiin kuuluvien yritysten ulkopuolelle. Ouneva Groupiin kuuluvia yrityksiä ovat:
• Alsiva Oy (Y-tunnus: 0962501-5)
• Jotwire Oy (Y-tunnus: 0657122-6)
• Ouneva Oy (Y-tunnus: 0157948-0)
• Valukumpu Oy (Y-tunnus: 2126932-4)
• Top Speed Oy (Y-tunnus: 2677355-4)
• Ase Utra Oy (Y-tunnus: 1743053-3)
Henkilötietojasi ei yllä mainittua lukuun ottamatta siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään
11. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.